Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, việc nộp và xử lý hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công là một quy trình tất yếu. Dẫu vậy, trên thực tế, không ít người dân, đặc biệt là người cao tuổi, người ít tiếp xúc với máy tính hoặc đồng bào các dân tộc thiểu số vẫn gặp nhiều bỡ ngỡ trước những biểu mẫu điện tử dài dòng và phức tạp. Về phía cán bộ tại bộ phận một cửa, áp lực nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại hàng trăm trường thông tin mỗi ngày cũng là nguyên nhân gây quá tải và kéo dài thời gian chờ đợi.
Thấu hiểu những khó khăn ấy, Công ty Cổ phần Đầu tư Kỷ Nguyên Mới Việt Nam giới thiệu giải pháp Trợ lý ảo hỗ trợ người dân làm thủ tục hành chính công. Ứng dụng công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) hiện đại nhưng được thiết kế vô cùng thân thiện và gần gũi, giải pháp này ra đời để đồng hành như một “người hỗ trợ trực tuyến”, biến mọi quy trình kê khai giấy tờ phức tạp trở nên nhanh chóng, nhẹ nhàng và chuẩn xác.
1. Cách tiếp cận thông minh, không cần đổi mới hệ thống
Khác với những giải pháp đòi hỏi phải can thiệp sâu, chỉnh sửa mã nguồn hay nâng cấp hệ thống máy chủ tốn kém, Trợ lý ảo của Kỷ Nguyên Mới hoạt động dưới dạng tiện ích mở rộng (Extension) ngay trên trình duyệt web.
Chạy song song cùng Cổng dịch vụ công hiện hữu: Tiện ích xuất hiện như một khung hỗ trợ tiện lợi bên cạnh màn hình làm việc của Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng tỉnh/thành phố, không làm thay đổi hệ thống đang vận hành và không gây gián đoạn quy trình.
Tự động nhận diện đơn vị: Ngay khi cán bộ đăng nhập theo tài khoản của phường/xã, hệ thống tự nhận biết địa bàn (tỉnh, huyện, xã) để thiết lập ngữ cảnh tương ứng, người dùng không cần tốn công chọn lại thông tin địa lý.
Linh hoạt trên mọi nền tảng: Giải pháp vận hành mượt mà trên máy tính tại quầy tiếp nhận, máy tính bảng lẫn điện thoại thông minh.
2. Các tính năng nổi bật: Trải nghiệm làm thủ tục chỉ trong vài thao tác
a. Tự động đọc giấy tờ và điền biểu mẫu nhanh chóng
Thay vì phải ngồi gõ từng dòng họ tên, số căn cước, ngày cấp hay địa chỉ thường trú, giờ đây người dân hoặc cán bộ chỉ cần tải ảnh chụp hoặc file scan giấy tờ (CCCD, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn...) lên hệ thống.
Công nghệ nhận dạng thị giác thông minh sẽ tự bóc tách thông tin, chuẩn hóa dữ liệu và tự động điền chính xác vào từng ô trên biểu mẫu thật của Cổng dịch vụ công.
Bảo toàn dữ liệu đã có: Hệ thống thông minh nhận biết và không ghi đè lên các trường thông tin nghiệp vụ cần giữ nguyên.
b. Tự động sắp xếp và đính kèm hồ sơ chuẩn quy định
Một trong những lỗi thường gặp nhất khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi là đính kèm sai tài liệu vào các mục thành phần.
Trợ lý ảo sẽ tự động phân loại tệp (tài liệu nào là Giấy chứng sinh, tài liệu nào là CCCD của cha/mẹ) và tự động gắn vào đúng hàng thành phần hồ sơ theo quy định của Cổng dịch vụ công.
Toàn bộ giấy tờ đã tải lên ở bước đọc thông tin ban đầu đều được tái sử dụng, người dùng không phải tải lại nhiều lần.
c. Tính năng bản địa hóa
Điểm sáng khác biệt đầy tính nhân văn của giải pháp Kỷ Nguyên Mới chính là khả năng giao tiếp bằng tiếng dân tộc bản địa:
Hỗ trợ tiếng Mông và tiếng Thái: Triển khai thực tế tại các địa phương vùng cao như tỉnh Lai Châu (nơi có trên 50% dân số là đồng bào Mông và Thái), Trợ lý ảo có thể nghe, hiểu và đối thoại trực tiếp bằng chính tiếng Mông hoặc tiếng Thái. Bà con có thể tự tin trao đổi, bày tỏ nguyện vọng và thực hiện thủ tục mà không gặp rào cản tiếng phổ thông.
Thích ứng thủ tục đặc thù: Giải pháp được cấu hình linh hoạt để hỗ trợ gần hàng chục thủ tục hành chính đặc thù riêng biệt theo từng địa phương.
3. Quy trình vận hành minh bạch: Công nghệ phục vụ con người
Tại Kỷ Nguyên Mới, chúng tôi xây dựng công nghệ dựa trên triết lý: AI là công cụ hỗ trợ, quyền quyết định luôn thuộc về con người. Quy trình 8 bước được kiểm soát chặt chẽ với những cam kết an toàn cao nhất:
Đánh dấu rõ ràng: Những ô do AI gợi ý hoặc điền tự động đều được hiển thị trực quan để người dân và cán bộ rà soát.
Tuyệt đối không tự ý nộp hồ sơ: Trợ lý ảo không bao giờ tự động gửi hồ sơ thay người dùng. Việc nộp hồ sơ chỉ được thực hiện khi người dân đã trực tiếp kiểm tra và bấm nút xác nhận cuối cùng.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Dữ liệu hình ảnh và thông tin giấy tờ chỉ lưu tạm theo từng phiên làm việc, không lưu trữ trái phép nhằm đảm bảo an toàn thông tin tối đa cho người dân.
4. Lợi ích thiết thực của sản phẩm
Giải pháp này mang lại lợi ích thiết thực cho cả người dân và cán bộ một cửa. Đối với người dân, ứng dụng giúp rút ngắn thời gian kê khai từ hàng chục phút xuống chỉ còn vài phút, đồng thời tạo thuận lợi cho những người không thạo máy tính hoặc không rành tiếng phổ thông. Về phía cán bộ một cửa, giải pháp giúp cắt giảm tới 70% thao tác nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại, từ đó giảm đáng kể áp lực trong giờ cao điểm và hạn chế sai lệch thông tin hồ sơ.
Ứng dụng Trợ lý ảo hành chính công không chỉ là bước tiến về mặt công nghệ, mà còn là lời khẳng định về sứ mệnh của Kỷ Nguyên Mới: Mang công nghệ phụng sự cộng đồng, thu hẹp khoảng cách số và vì một nền hành chính hiện đại, thân thiện, lấy người dân làm trung tâm.
